DE

DATENSCHUTZERKLÄRUNG

  1. Allgemeines
    1. Project Associates UK Limited, Handelsname Project Associates („wir“, „uns“ oder „Project Associates“), nehmen den Schutz Ihrer Informationen sehr ernst.
    2. In dieser Datenschutzerklärung werden unsere Praktiken im Hinblick auf die Sammlung, Nutzung und Offenlegung von personenbezogenen Daten erläutert, die wir über Klienten und Kunden, Zulieferer, Experten, Anwälte, Funktionäre, wissenschaftliche Forscher, Journalisten und andere Dritte speichern. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für Daten, die wir im Hinblick auf unsere festen sowie unsere vertraglich befristeten Mitarbeiter speichern; dafür gilt eine separate Datenschutzerklärung.
    3. Diese Erklärung gilt für sämtliche von uns gespeicherten, personenbezogenen Daten von Einzelpersonen (mit Ausnahme von Mitarbeitern), unabhängig davon, ob diese Klienten sind oder nicht. In dieser Erklärung bezieht sich „Sie“ auf jede Einzelperson, deren personenbezogenen Daten wir speichern oder verarbeiten.
    4. Diese Erklärung unterliegt der Datenschutz-Grundverordnung der Europäischen Union (der „DSGVO“), die ab dem 25. Mai 2018 in Kraft tritt.
    5. Diese Erklärung gilt für von uns über Sie gespeicherte, personenbezogene Daten. „Personenbezogene Daten“ sind Informationen, die Ihnen als bestimmter oder bestimmbarer Person zugeordnet werden können.
  2. Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten
    1. Von uns über Sie gespeicherte, personenbezogene Daten werden rechtmäßig basierend auf einem der folgenden Rechtsgründe verarbeitet (bekannt als „Rechtsgrundlage“):
      1. Die Verarbeitung ist aufgrund eines „berechtigten Interesses“ erforderlich; in diesem Zusammenhang ist ein berechtigtes Interesse ein rechtmäßiges Interesse, das wir oder ein Dritter an der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wobei  Ihre Interessen an Datenschutz und -Sicherheit nicht überwiegen.
      2. Die Verarbeitung ist erforderlich, um unseren Verpflichtungen im Rahmen eines Vertrages zwischen Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber und uns nachzukommen; oder
      3. Sie haben der Verarbeitung zugestimmt.
  3. Personenbezogene Daten, die wir sammeln
    1. Wir sammeln und verarbeiten unter Umständen ihre folgenden, personenbezogenen Daten:
      1. Kontaktinformationen, die wir speichern, da Sie von einem unserer Klienten angestellt oder beschäftigt werden (zum Beispiel ihre E-Mail-Adresse oder Kontakttelefonnummer) („Klientenkontaktinformationen“);
      2. Biografische und andere personenbezogene Daten, die Sie uns als Klient oder in Ihrer Eigenschaft als Angestellter unseres Klienten als Teil unserer Serviceleistungen zur Verfügung stellen („Biografische Informationen“);
      3. Kontaktinformationen, die wir speichern, da Sie ein für die Serviceleistungen, die wir unseren Klienten bieten, relevanter Dritter sind (Sie sind beispielsweise ein Zulieferer, Amtsträger, Experte, Anwalt, wissenschaftlicher Forscher bzw. Forscher in Sachen öffentlicher Politik oder ein Journalist) („Kontaktinformationen von Dritten“);
      4. Aufzeichnungen von E-Mails sowie anderer Korrespondenz zwischen Ihnen und uns und unseren Mitarbeitern („Kommunikationsinformationen“);
      5. Informationen über Ihr Fachwissen, Ihre Mitgliedschaften, Ihre Interessengebiete oder Veröffentlichungen („Informationen zu Interessen“);
      6. Andere allgemein zugängliche, öffentliche Informationen („Öffentliche Informationen").
    2. Sie müssen uns keine personenbezogenen Informationen zur Verfügung stellen und können uns die Befugnis, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten, jederzeit entziehen (oder fordern, dass wir die Verarbeitung einschränken – siehe Paragraf 8).
  4. Wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
    1. In untenstehender Tabelle werden die verschiedenen Verarbeitungsweisen der unterschiedlichen, von uns gespeicherten, personenbezogenen Daten sowie die jeweilige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung erläutert:

      Zweck/Aktivität

      Art der Daten

      Rechtmäßige Grundlage der Verarbeitung einschließlich Grundlage des berechtigten Interesses

      Wenn Sie oder Ihr Arbeitgeber uns beauftragen, Serviceleistungen zu erbringen

      Klientenkontaktinformationen
      Biografische Informationen

      Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen

      Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (um notwendige Informationen über Sie festzustellen, um unsere Serviceleistungen zu erbringen).

      Wenn wir Serviceleistungen für Sie/Ihren Arbeitgeber erbringen.

      Klientenkontaktinformationen
      Biografische Informationen
      Kommunikationsinformationen
      Informationen zu Interessen

      Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen.

      Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (um unser Unternehmen zu führen sowie um Kommunikationsdienstleistungen für Sie zu erbringen).

      Wenn wir im Auftrag unserer Klienten Kommunikationsdienstleistungen an Dritte mitteilen, im Rahmen der

      Kontaktinformationen von Dritten
      Biografische Informationen

      Erforderlich für unsere berechtigten Interessen (um Kommunikationsdienstleistungen für unsere Klienten zu erbringen).

      Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen.

      Informationen zu Interessen Öffentliche Informationen

       

      Um unsere Beziehung mit Ihnen als Klient oder Drittem zu verwalten und zu organisieren; hierzu kann zählen:
      (a) Wir informieren Sie über Änderungen unserer Datenschutzerklärung oder unserer Auftragsbedingungen;
      (b) Umgang mit einer Beschwerde oder einer Beobachtung.

      Klientenkontaktinformationen
      Kontaktinformationen von Dritten
      Kommunikation Informationen

      Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen.
      Erforderlich, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen.
      Erforderlich für unsere berechtigten Interessen.

      Wir laden Sie im Auftrag unserer Klienten zu Events oder zu allgemeinen Events in gegebenen Interessens- oder Problembereichen ein (diese können unter Umständen von uns veranstaltet werden);

      Klientenkontaktinformationen
      Kontaktinformationen von Dritten
      Informationen zu Interessen

      Erforderlich für unsere berechtigten Interessen, um Kommunikationsdienstleistungen für unsere Klienten zu erbringen.

      In eigener Sache oder im Auftrag unserer Klienten informieren wir Sie bzw. interagieren und kommunizieren mit Ihnen über: unsere Klienten; Interessen- oder Problembereiche; öffentliche Politik und Wirtschaftspolitik; andere Organisationen und Einzelpersonen.

      Kontaktinformationen von Dritten
      Biografische Informationen
      Informationen zu Interessen Öffentliche Informationen

      Erforderlich für unsere berechtigten Interessen.

  5. Aufbewahrung von Daten
    1. Entsprechend unserer aktuellen Datenaufbewahrungs-Richtlinie werden Ihre  von uns gespeicherten, personenbezogenen Daten gemäß den nachfolgenden Bestimmungen gelöscht oder zerstört (in dem Maße, wie wir dazu imstande sind):

      Kategorie personenbezogener Daten

      Aufbewahrungsfrist

      Für steuerliche Zwecke relevante Unterlagen

      8 Jahre ab dem Ende des Steuerjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen

      Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit einem Vertrag zwischen Ihnen (oder Ihrem Arbeitgeber) und uns verarbeitet werden

      7 Jahre ab dem Ende unseres Vertrags mit Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber

      Daten, die in generellen Kontakt- oder Marketing-Datenbanken gespeichert werden

      3 Jahre ab dem letzten Datum, an dem Sie mit uns interagiert haben

    2. Für jede Kategorie personenbezogener Daten, die nicht ausdrücklich in dieser Erklärung definiert wird, und sofern durch geltendes Recht nicht anders geregelt, ist die erforderliche Aufbewahrungsfrist für sämtliche personenbezogenen Daten 7 Jahre ab dem Datum, an dem wir diese Daten erhalten haben.
    3. Die in dieser Erklärung angegebenen Aufbewahrungsfristen können bei Bedarf verlängert oder verkürzt werden (zum Beispiel falls die Daten Gegenstand eines Gerichtsverfahrens sind oder im Falle von laufenden Ermittlungen hinsichtlich der Daten).
    4. Wir überprüfen die von uns gespeicherten, personenbezogenen Daten (sowie die Kategorien personenbezogener Daten) regelmäßig, um sicherzustellen, dass die von uns gespeicherten Daten noch für unser Unternehmen relevant und richtig sind. Wenn wir feststellen, dass bestimmte, von uns gespeicherte Daten nicht mehr erforderlich oder richtig sind, werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen, um diese Daten gegebenenfalls zu korrigieren oder zu löschen.
    5. Falls Sie beantragen wollen, dass die von uns über Sie gespeicherten Daten geändert oder gelöscht werden, verweisen wir Sie auf untenstehenden Paragraf 8, in dem Ihre Datenschutzrechte erklärt werden.
  6. Weitergabe Ihrer Daten
    1. Wir geben die von Ihnen zur Verfügung gestellten, personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter, außer in den folgenden Fällen:
      1. Im Rahmen der Erbringung von Kommunikationsdienstleistungen geben wir unter Umständen Informationen an Geschäftspartner und Zulieferer, Journalisten, Medienorganisationen, Forscher in Sachen öffentlicher Politik bzw. wissenschaftliche Forscher sowie andere betroffene Parteien weiter (obwohl wir generell personenbezogene Kontaktdaten nur mit Ihrer Einwilligung offenlegen);
      2. Wenn wir Serviceleistungen als Unterauftrag an Dritte vergeben, stellen wir diesen Dritten unter Umständen Informationen zur Verfügung, so dass diese entsprechenden Serviceleistungen erbracht werden können;
      3. Falls wir verpflichtet sind, Ihre personenbezogenen Daten offenzulegen oder weiterzugeben, um einer gesetzlichen Verpflichtung nachzukommen (falls wir dies beispielsweise aufgrund eines Gerichtsbeschlusses tun müssen oder um Betrug und andere Straftaten zu vermeiden);
      4. Um jegliche Bedingungen oder Vereinbarungen hinsichtlich unserer Serviceleistungen durchzusetzen;
      5. Wir können Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen eines Verkaufs eines Teils oder all unseres Geschäftsbetriebs und Vermögens an Dritte sowie als Teil einer Unternehmensumstrukturierung oder -reorganisation übermitteln, wir werden jedoch Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzrechte weiterhin gewahrt werden.
      6. Um unsere Rechte, unser Eigentum und unsere Sicherheit zu schützen, oder die Rechte, das Eigentum und die Sicherheit unserer Anwender oder Dritter. Dies umfasst den Austausch von Informationen zum Schutz vor Betrug und zur Minimierung des Kreditrisikos.
    2. Außer wie oben dargelegt werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht offenlegen, außer wenn Sie uns die Genehmigung dazu erteilen. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, werden wir Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Ihre Datenschutzrechte gewahrt werden und dass der Dritte die Bedingungen dieser Erklärung beachtet.
  7. Sicherheit
    1. Wir werden alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass adäquate technische und organisatorische Maßnahmen durchgeführt werden, um die von Ihnen erfassten Daten zu sichern und vor unrechtmäßigem Zugriff sowie unbeabsichtigtem Verlust oder Beschädigung zu schützen. Diese Maßnahmen können das Folgende umfassen (bei Bedarf):
      1. Schutz unserer Server durch Hardware- und Software-Firewalls;
      2. Positionierung unserer Datenverarbeitungs- und Datenspeichereinrichtungen an sicheren Standorten;
      3. Falls erforderlich, sichere Entsorgung oder Löschung ihrer Daten;
      4. Verschlüsselung von E-Mail-Kommunikationen bei der Übermittlung;
      5. Regelmäßige Backups von allen gespeicherten Daten.
    2. Wir werden dafür sorgen, dass sich unsere Mitarbeiter ihrer Verpflichtungen in Sachen Datenschutz und Datensicherheit bewusst sind. Wir werden angemessene Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter von Dritten, die in unserem Auftrag arbeiten, sich ihrer Verpflichtungen in Sachen Datenschutz und Datensicherheit bewusst sind.
    3. Diese Erklärung sowie unsere Verfahren zum Umgang mit personenbezogenen Daten werden gegebenenfalls überprüft.
  8. Ihre Datenschutzrechte
    1. Im Rahmen der DSGVO werden Ihnen die folgenden Rechte hinsichtlich Ihrer von uns gespeicherten, personenbezogenen Daten eingeräumt:

      Recht auf Auskunft

      Sie haben ein Recht darauf, über unseren Schutz von personenbezogenen Daten sowie Datenverarbeitungsmaßnahmen Bescheid zu wissen; Einzelheiten hierzu finden Sie in dieser Erklärung.

      Zugriffsrecht

      Sie können einen sogenannten Antrag auf die Erteilung einer Auskunft über personenbezogene Daten (Subject Access Request - „SAR“) stellen, um Informationen über Ihre von uns gespeicherten, personenbezogenen Daten anzufordern (kostenfrei, bis auf angemessene Auslagen für wiederholte Anträge). Wenn Sie einen SAR stellen wollen, wenden Sie sich bitte wie unten beschrieben an uns.

      Recht auf Berichtigung

      Informieren Sie uns bitte, wenn Ihre von uns gespeicherten Daten in irgendeiner Weise unvollständig oder falsch sind und wir werden unsere Unterlagen sobald wie möglich aktualisieren, spätestens jedoch innerhalb eines Monats.

      Wir werden angemessene Maßnahmen ergreifen, um diese Änderungen Dritten mitzuteilen, an die wir die entsprechenden Daten weitergeleitet hatten.

      Recht auf Löschung
      („Recht auf Vergessen“)

      Informieren Sie uns bitte, wenn Sie nicht mehr wollen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten speichern (obschon dies in der Praxis unsere Fähigkeit, Serviceleistungen oder Unterstützung zu bieten, begrenzen oder einschränken kann). Sofern uns kein triftiger Grund vorliegt, die Löschung zu verweigern, werden wir die jeweiligen personenbezogenen Daten innerhalb eines Monats nach Erhalt eines solchen Antrags sicher löschen. Es ist möglich, dass die Daten noch in einem Backup existieren, wir werden jedoch entsprechende Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass darauf nicht zugegriffen werden kann.

      Wir werden diese Löschung Dritten mitteilen, an die wir die entsprechenden Daten weitergeleitet hatten.

      Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

      Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr auf eine gewisse Art bearbeiten, während Sie nicht von uns verlangen, diese Daten zu löschen.

      Recht auf Datenübertragbarkeit

      Sie haben das Recht, Kopien Ihrer von uns gespeicherten, personenbezogenen Daten in einem gängigen und leicht zu speichernden Format zu erhalten (bitte teilen Sie uns mit, welches Format Sie bevorzugen). Sie können außerdem verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten direkt an einen Dritten übertragen (soweit technisch möglich).

      Widerspruchsrecht

      Sofern uns kein zwingender, legitimer Grund für eine solche Verarbeitung vorliegt, können Sie unserer Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten für direkte Marketing-Zwecke (einschließlich Profiling) sowie für Forschungs- oder statistische Zwecke widersprechen. Teilen Sie uns Ihren Widerspruch bitte mit und wir stellen diese Verarbeitung gerne ein.

      Recht auf Widerruf der Einwilligung

      Wenn wir uns auf Ihre Einwilligung als Grundlage für unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Selbst wenn Sie nicht ausdrücklich Ihre Einwilligung zu unserer Verarbeitung erteilt haben, haben Sie dennoch ein Widerspruchsrecht (siehe oben).

    2. Sämtliche SAR sowie anderen Anträge oder Mitteilungen hinsichtlich Ihrer oben genannten Rechte müssen in schriftlicher Form an folgende Adresse geschickt werden: Project Associates (UK) Limited, FAO Data Protection Manager, 30 Haymarket, St. James’s, London, SW1Y4EX oder datamanager@projectassociatesltd.com
    3. Wir werden uns bemühen, solchen Anträgen sobald wie möglich nachzukommen, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach Erhalt (außer wenn eine längere Reaktionszeit aufgrund der Komplexität oder Anzahl Ihrer Anträge zumutbar ist).
  9. Datenschutzverletzungen
    1. Wenn Ihre von uns gespeicherten, personenbezogenen Daten verletzt bzw. unberechtigt offengelegt werden oder unerlaubt darauf zugegriffen wird, werden wir dies an das Amt des Datenschutzbeauftragten (Information Commissioner’s Office - ICO) und/oder unseren Datenschutz-Manager oder -Beauftragten (falls ein Datenschutzbeauftragter ernannt wurde) melden.
    2. Wenn die Wahrscheinlichkeit besteht, dass eine Datenschutzverletzung zu einem Risiko für Ihre Datenschutzrechte und -Freiheiten führt, werden wir Sie so bald wie möglich informieren.
  10. Übermittlung Ihrer Daten außerhalb Europas
    1. Unsere Serviceleistungen sind inhärent international. Im Zuge der Serviceleistungen, die wir bieten, können Informationen in Länder oder zu internationalen Organisationen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt bzw. dort verarbeitet und gespeichert werden.
    2. Wir werden keine Daten systematisch außerhalb des EWR übermitteln, bestimmte personenbezogene Daten können jedoch unter Umständen außerhalb des EWR übermittelt werden, vor allem:
      1. Wir können im Rahmen der Erbringung unsere Serviceleistungen mit Einzelpersonen oder Organisationen außerhalb des EWR kommunizieren, und diese Kommunikation kann personenbezogene Daten umfassen (wie beispielsweise Kontaktinformationen);
      2. Wir müssen unter Umständen bestimmte personenbezogene Daten im Zuge einer gesetzlichen Meldepflicht an eine Organisation außerhalb des EWR mitteilen (zum Beispiel der US-Regierung) und einige dieser Informationen können unter Umständen veröffentlicht werden;
      3. Ihre Informationen können von Zeit zu Zeit auf Geräten gespeichert werden, die von unseren Mitarbeitern außerhalb des EWR genutzt werden (unsere Mitarbeiter unterliegen jedoch unseren Richtlinien zur Cybersicherheit).
    3. Falls wir Ihre Daten außerhalb des EWR übermitteln, und das jeweilige Drittland oder die jeweilige internationale Organisation laut der EU-Kommission keine angemessenen Datenschutzgesetze hat, werden wir angemessene Schutzmechanismen einsetzen, und Ihre Datenschutzrechte sind weiterhin uns gegenüber durchsetzbar, wie in dieser Erklärung dargelegt.
  11. Kontakt

    Sie können uns jederzeit Ihre Ansichten über unsere Datenschutzrichtlinien sowie Fragen oder Beschwerden bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten oder wie diese verarbeitet werden an die folgenden Adressen schicken: Project Associates (UK) Limited, FAO Data Protection Manager, 30 Haymarket, St. James’s, London, SW1Y 4EX datamanager@projectassociatesltd.com

    Falls wir Ihre Probleme oder Anliegen nicht lösen können bzw. wenn Sie eine Beschwerde einreichen wollen, können Sie das Information Commissioner’s Office unter folgender Adresse http://www.ico.org.uk/ kontaktieren, um weitere Unterstützung zu erhalten.